Au moins 8

# réflexes juridiques

1ère recommandation : Vérifiez que l'aménagement est conforme

La conception du local d’archivage doit être conforme aux normes (une dalle béton de résistance suffisante, une hauteur et des ouvertures normalisées).

Une mauvaise construction pourrait avoir pour conséquences :

• Un défaut de stabilité ;

• Une dégradation de la structure (fissures, fléchissement du plancher) ;

• Une dégradation de la toiture (infiltrations, pourrissement des charpentes) ;

• Une destruction d’archives.

2ème recommandation : Vérifiez qu'un système de sécurité contre le risque « incendie » est mise en place

Le local doit être coupe-feu ;

Le local doit disposer d’un système de sécurité incendie avec détection associée à un équipement d’alarme et extincteur en poudre et la fermeture automatique des portes coupe-feu.

Compte tenu de la haute combustibilité du papier, le manque de vigilance entraînerait la perte de documents, la destruction d’un bâtiment sans parler des sinistres corporels.

3ème recommandation : Vérifiez que le risque "dégâts des eaux" est maîtrisé

Pour éviter les fuites d’eau dans le local d’archivage, il est recommandé de bien isoler les canalisations.

4ème recommandation : Vérifiez que l'éclairage existant est le bon

Bien choisir l’éclairage du local (des tubes fluorescents) et l’installation électrique adéquate qui va supporter tout le système informatique par la suite.

Bon à savoir : L’éclairage naturel efface les encres des documents. L’éclairage artificiel et les ampoules nues sont à proscrire.

5ème recommandation : Vérifiez que le chauffage, l'aération et l'humidité sont appropriés

La température doit être entre 16°C et 20°C en toute saison. Il faut éviter au maximum les chocs thermiques.

Il est recommandé d’installer un système d’aération qui permet de renouveler l’air.

Pour bien conserver les documents papier, un taux constant d’humidité entre 45 et 55 % doit être maintenu.

6ème recommandation : Vérifiez que le rayonnage est bien adapté

Le choix du rayonnage est important du fait du poids qu’il va supporter après archivage des documents.

Un mauvais choix pourrait affecter la sécurité des personnes et la chute des archives. Son poids doit être également en concordance avec le poids que la dalle peut supporter.

7ème recommandation : Vérifiez que l'accès au local d’archivage est contrôlé

L’entrée du local d’archivage doit être sécurisée. Seules les personnes habilitées peuvent y avoir accès.

8ème recommandation : Vérifiez que le prestataire dispose d'une souscription à une police d'assurance

Le prestataire d’archivage doit assurer son local contre les risques : d’incendie, dégâts des eaux, vol, et contre les autres risques professionnels.